Notulen algemene ledenvergadering 10 januari 2020

ALV onder leiding van het bestuur 2019-2020 (voorzitter ALV: Leonoor van Pelt – praeses bestuur ’19-’20).

1.       Opening

De vergadering is om 21:20 uur door Noor geopend.

2.       Aanwezigheidslijst

Noor bevestigt dat iedereen heeft getekend.

3.       Goedkeuring agenda ALV

Agenda is goedgekeurd.

4.       Goedkeuring notulen 13 juni 2019

Nicky: notulen goed uitgetypt. Alleen volgende keer alleen voornamen. Achternamen is onnodig en voor de privacy van de leden niet handig.  Noor: bewust alle voornamen genoemd. Maar per ongeluk onbewust een achternaam genoemd. Zal het veranderen. Volgende keer alleen voornamen.

5.          Kascommissie:

Noor geeft het woord aan de kascommissie.

Frank begint: belangrijk moment, huidig bestuur aangetreden en hard op weg. Vorig bestuur goed voor de zaak gevochten. Geld binnengehaald. Veel gediscussieerd. Goed met de Kascommissie gediscussieerd en goed met de leden gesproken. Eervol jaar. Groot onderdeel daarvan is de financiële boekhouding. Veel binnengekomen. In juni en juli is er hard gewerkt door de externe; de inkomsten waren hoog. Geen andere fiscale studieverenging die zo gewild is. Digitale verbinding erg goed gelukt.  Acquisitie nog nooit zo hoog geweest. Meerdere magere Jaren geweest door de crisis.  

Daan: bewust worden dat het om veel geld gaat. Hein: vraagt zich af waarom niet alle Jaren zichtbaar zijn. Voor volgend jaar een actiepuntje om die Jaren mee te nemen. Andreas: heeft een vraag over de boetes voor de bedrijvendag. Inkomsten met boetes is minder dan de jaren ervoor. Veel gebeld voor de bedrijvendag dat er studenten ziek waren. Emily: het blijft een studievereniging. En het is lastig te bepalen wat er aan de hand is. Boetes uitgedeeld maar zonder reactie dus dan kan je niet veel meer. De tikkies zijn er wel uitgestuurd. Na een tijdje houdt het op. Het gaat om zes/zeven gevallen. Daan: voor de inkomsten maakt het niet uit. Hein: zwarte lijst maken met de leden die nooit komen. Het gaat om het principe. Efteling hebben wij ook een boete uitgedeeld. Een no show. Die hebben wij wel ontvangen.  Noor: 2 x 50 euro: 100 euro waarvoor was dit? Daan: voor de bedrijvendag. Cedric: we gaan te lang hierover door.  Hein: goed punt. Cedric: je gaat niet tot in den treuren mensen opbellen. Frank: wel goed om uit te stralen dat je je moet opgeven.  Hein: bijna gratis opgeven. Frank: blijft een moeilijke discussie.  Frank: ups and downs: daar hebben jullie je altijd goed doorheen geslagen.

Cedric heeft een vraag over het oud-besturendiner. Er is een lager bedrag aan inkomsten. Er waren niet veel minder mensen aanwezig dan vorige jaren. Emily: er waren minder mensen dan vorige jaren. Cedric: wel een breakdown van de inkomsten. Jullie hebben we niet voor gekozen om te betalen voor het oud-besturendiner. Wat waren de overwegingen? Emily meent wel te hebben betaald. En Daan meent tikkies te hebben gestuurd. Cedric: niemand stond opgenomen in de Excel, en hij is van mening dat dit wel moet als bestuurskosten. Frank grapt dat het een down van het bestuursjaar was, maar een hoogtepunt van de studiereis. Planning-technisch erg goed. Veel geld bespaard door vroeg te boeken. Complimenten. Er is meer binnen gekomen, ook meer uitgegeven maar binnen budget. De reisdeelnemers zijn bij alle activiteiten goed aanwezig geweest.

Cedric: sluit het inkomstengedeelte af. Reiscommissiekosten waren goed. Er zijn geen grote verschillen ten opzichte van andere jaren. Er zijn wat posten samengevoegd. De das was het jaar daarvoor besteld. En wij hadden PNO-truien.

In de zaal rumoer om de lelijke trui.

Cedric: sprong van uitgaven van de verschillende commissies. Daan: overleg met Adriaan met keuzes. We moesten meer uitgeven door de inkomsten. We hebben de VTO-groep meer geld gegeven omdat ze zorgen voor inkomsten, ze zijn belangrijk voor PNO dus daar mocht meer naartoe. Intern is door de laatste activiteit van het jaar duurder uitgevallen door de boottocht. De kwibus bleek ook duurder. De bedrijvendag is duurder geworden maar we hadden ook meer kantoren. Veel locaties vallen af door meer aanmeldingen. De locaties zijn zich hier ook bewust van. Justin reageert hierop door dit te bevestigen. Andreas: het is inderdaad moeilijk. Congresruimtes zijn er genoeg maar het gaat om Kleinere en grote ruimtes. Nicky: je wilt ook niet in een NH-hotel. Cedric: reageert door te bevestigen dat de commissie ieder jaar naar dezelfde locaties gaat, misschien een Excel bestand maken met opties en no go’s. Andreas: er zijn meer opties voor 80 man in plaats van 150 man dus de opties zijn beperkt. Frank: het is het grootste event van de vereniging. Dus zoveel mensen is echt top. Daan: met een studie die Kleiner wordt is dat knap. Daan: grapt dat je natuurlijk niet in een congresruimte wil gaan zitten in Noordwijk. Nicky: je wil niet naar een NH-hotel.

Cedric: laatste opmerking voor de bestuurskosten, begint over het Nespresso-apparaat. Dat soort aankopen, is dat wel echt nodig? Want het apparaat staat nu bij een bestuurslid thuis. In hoeverre zijn dit bestuurskosten. Bestuurskosten zijn bedoeld om met elkaar het beleid te bespreken. En aan team building te doen. Adriaan: het apparaat is 1 jaar lineair afgeschreven binnen de vereniging. Reageert hierop dat het apparaat weg moest van de Universiteit. Wij hebben het open getrokken door de koffietjes met commissieleden uit het apparaat te nemen. Gezien het aantal koffietjes dat er wordt gedronken. We hebben het niet geboekt onder kosten voor de leden maar wij hebben het onder bestuurskosten geboekt. Daan: het idee was dat het apparaat er jarenlang had kunnen staan. Adriaan: het werd verboden. Daan: al het witgoed is verboden. De intentie was dat volgende besturen er ook van konden profiteren. Justin: wij hebben het er uitgehaald want een cupje is 0.21 cent en een kopje koffie 1.90, dus we hebben het eruit gehaald. Cedric: als jullie kunnen beargumenteren dat het ten goede is gekomen van de leden is het prima. Andreas: heeft geprofiteerd. Daan: grapt dat het een flexplek is geworden. Noor: kapt het punt af, en bevestigd dat het verboden is om witgoed op de kamers te hebben. Naar het volgende punt.

Andreas grapt dat er te weinig is uitgegeven. De post cadeaus is laag. Daan reageert hierop dat er een goede wijndeal was. Frank; compliment aan de flessen en de handgeschreven kaart op de wissel borrel. Daan: het totaalbedrag is hoog, maar we moeten kritischer worden wat we willen verkopen. Grote verplichtingen voor een groep studenten die er niet op zitten te wachten. Moeten we nog wel weer groeien? Frank reageert hierop dat ieder bestuur te veel inplant en te veel kantoorbezoeken worden gepland. Kajsa reageert dat we dit jaar 13 bezoeken hebben. Noor: welk idee zou je hebben. Kajsa reageert dat we andere inhoudelijke activiteiten hebben. Hein: dit jaar een balans met nieuwe evenementen. Noor: dit jaar Master chef als balans. Daan: acquisitie te veel bedrijfseconomisch ingesteld dan studenten gerelateerd. Wat is de vraag van de student? Op meer vlakken zie je het wel.

Noor: snapt het punt. Sluit het nog goed aan op de vraag van de studenten. Nicky: je wil niet bepaalde kantoren weigeren, dus snapt dat je dan iedereen accepteert.

Noor: benoemt dat de bedrijvendag en VTO wel goed aansluit. Kantoorbezoeken lopen dit jaargoed. En de vraag blijft altijd wat is de balans. Frank: het punt is duidelijk. Het is leuk om te zien dat het goed gaat, en daarmee wil hij de beoordeling van het bestuur mee afronden. De uitgaven voor de commissies is gestegen. Er is veel inkomen. Er is veel besteedt. Bijdrage aan de leden is onder andere het commissiebedankweekend. Aan iedereen die mee is geweest, is het ten goede gekomen dus aan de leden.  Cedric: afsluiten met de noot dat de samenwerking erg goed was. Weinig contact met het bestuur en het ging goed. Frank: positieve afsluiting.

Noor: mooie woorden van kascommissie. Dus doorgaan naar het volgende punt.

6.       Decharge bestuur 2018-2019

Decharge: alle aanwezigen zijn voor decharge van het bestuur 2018-2019.

Noor bedankt het bestuur 2018-2019. Netjes gedaan. Mooie acquisitie, geen rare dingen. Wij willen daarop voortbouwen. Mooie vriendschappen ontstaan. En hopen jullie nog te zien op alle activiteiten. Proosten op jullie bestuur met een drankje.

7.       Decharge Kascommissie 2018-2019

Daan benoemt de digitale bonnen administratie. We hopen dat de kascommissie dit ook goed heeft ervaren. Gaat goed mee met de tijd. Hein: bevestigt dit. Cedric: mee eens dat het handig is.  

Stemmen voor de decharge kascommissie: alle aanwezigen stemmen voor. Adriaan brengt nog een drankje voor de Kasco. We moeten dit natuurlijk vieren.

8.       Rondvraag:

Justin komt terug op een weddenschap met Kajsa en Christiaan en geeft een mooie fles als prijs.  Adriaan: slotopmerking over de kascommissie die er is voor transparantie en de financiële houdbaarheid van de vereniging. Bedankt de kascommissie voor de samenwerking.

9.       Mededelingen

Noor: nog een aantal mededelingen. Benoemt het feit dat Teddie als bestuurslid is afgetreden, voor vragen kun je altijd terecht. Datum bedrijvendag van 7 mei. En brengt een toost uit op het nieuwe jaar.

10.   Sluiting

De vergadering is om 22:06 gesloten.

Aanwezigheidslijst:

1.       Adriaan Milders

2.       Daan Kok

3.       Frank Schellekens

4.       Cedric van Oosterhout

5.       Nicky Leemreijze

6.       Emily Uijldert

7.       Justin Koek

8.       Hein van Hell

9.       Kajsa Schellekens

10.   Christiaan van der Wagt

11.   Noor van Pelt

12.   Chris-jan van der Looff

13.   Jean-Paul van Toor

14.   Alies Romee

15.   Ruben van den Acker

16.   Laura Spil

17.   Melle Bos

18.   Andreas de Wit

19.   Dirk Winnemuller