Notulen algemene ledenvergadering 5 maart 2021
ALV onder leiding van het Bestuur 2020-2021 (voorzitter ALV: Rutger van der Spank – Praeses Bestuur ’20-‘21
1. Opening
De vergadering is om 18:00 uur door Rutger geopend
2. Aanwezigheidslijst
Iedereen die zich heeft aangemeld is aanwezig.
3. Goedkeuring agenda ALV
Alle aanwezigen zijn akkoord met de vaststelling van de agenda.
4. Goedkeuring notulen 3 juli 2020
Alle aanwezigen zijn akkoord met de notulen.
5. Kascommissie
Rutger geeft het woord aan de kascommissie.
Adriaan begint: Welkom allemaal, Daan en ik zijn aanwezig voor de decharge van het Bestuur 2019-2020.
Daan: Het dechargeren, kwijten of uitslaan van een persoon is het ontlasten van een persoon van een bepaalde verantwoordelijkheid, zijnde een takenpakket, functie, ambt of verplichtingen in het algemeen. Dit gebeurt nadat een persoon gechargeerd is voor deze bepaalde verantwoordelijkheid en deze naar tevredenheid heeft vervuld. Ook gebeurt het ter afsluiting van een boekjaar, wanneer de algemene vergadering de jaarcijfers heeft goedgekeurd. Hiermee accepteert de vergadering dat de bestuurders hun taak naar behoren hebben verricht en ontlasten hen van aansprakelijkheid voor hun bestuur over dat jaar. Zijn hierover vragen?
Geen vragen uit de zaal
Daan: Dan lijkt het mij duidelijk wat de doelstelling is waar we vanavond deze vergadering voor hebben ingelast.
Adriaan: Wij zullen nu kort bespreken wie wij zijn en wat onze missie is. Wij zijn Daan en Adriaan. Wij zaten in het PNO Bestuur 2018-2019. Daan was Quaestor en ik Praeses. Inmiddels hebben wij onze missie ook kunnen verwezenlijken bij Loyens & Loeff waar wij nu allebei werkzaam zijn. Dat komt er kort gezegd op neer dat wij een aantal kernwaarden hebben die van belang zijn bij het uitoefenen van onze taak als kascommissie: naar kracht, eerlijk en transparant te werk gaan.
Daan beschrijft kort het plan van behandeling.
Daan: We beginnen met de begroting en realisatie van 2019-2020 van de inkomsten, gevolgd door de uitgaven. Daarna presenteren wij ons advies aan de ledenvergadering: een eervolle of oneervolle decharge. Ten slotte is het aan de ledenvergadering om een stem uit te brengen waarna de gevolgen zullen intreden. Zijn hiervoor nog vragen?
Geen vragen uit de zaal
Daan: We willen graag een aantal aandachtspunten met jullie doornemen ten aanzien van de inkomsten.
Adriaan: Allereerst de voorspellende kracht van de Quaestor, die dit jaar wel bijzonder sterk was en wat wij ook zeker kunnen waarderen. We kunnen namelijk zien dat de begroting goed aansluit bij de daadwerkelijk kosten.
Daan: Het doel van de begroting is wel dat je iets begroot en iets realiseert. In dit geval zien we dat de begroting en realisatie naadloos op elkaar aansluiten en dat er inderdaad een recordhoogte van sponsoring is opgehaald. Ons kritiekpuntje is om de begroting gedurende het jaar niet aan te passen aan de realisatie.
Hein: Begrijpelijk.
Adriaan: Ik zie een vraag van Rutger over goed koopmansgebruik. Een korte toelichting, goed koopmansgebruik is binnen de fiscaliteit een concept dat wordt gebruikt om de totaalwinst van een onderneming toe te rekenen aan een jaar, want een jaar is een kunstmatig concept binnen de totale levensduur van een onderneming.
Rutger: We zijn benieuwd waar bepaalde inkomsten vallen in dit jaar.
Justin: Het gaat om de inkomsten van activiteiten die zijn doorgeschoven naar dit jaar en zijn verantwoord in de realisatie van vorig jaar, zoals kantoorbezoeken die niet zijn doorgegaan.
Hein: Er is een grote som aan acquisitie van ons jaar doorgeschoven naar het volgende bestuursjaar, die alle kosten dekt van hetgeen dat aan acquisitie is doorgeschoven. Dat bedrag zit wel in onze realisatie, omdat we een goed beeld willen geven van hoe goed onze externen het hebben gedaan in hun zomer.
Adriaan: We zullen nu stilstaan bij de uitgaven. We beginnen met het eerste puntje: de acquisitiekosten. Deze kosten zijn dit jaar namelijk verhoogd. Alhoewel het totale acquisitiebedrag is toegenomen, zijn dit soort interne posten wel altijd een kritisch punt aangezien deze niet ten goede komen aan de leden.
Hein: Mijn reactie is dat het uiteraard waar is dat je kritisch moet omgaan met posten van kosten die het bestuur alleen zelf maakt en niet ten goede komen aan de leden. Voor zover sluit ik mij geheel aan bij jouw standpunt Adriaan. Het was echter zo dat dit jaar Kajsa en Christiaan acquisitie hebben gelopen in de periode tussen 16 juli en 16 augustus 2019. Op dat moment geldt je studenten OV niet, waardoor zij veel reiskosten hebben gemaakt en dat is de reden dat de post hoger is uitgevallen dan voorgaande jaren.
Adriaan begrijpt de uitleg van Hein
Adriaan: Het volgende punt is de Bedrijvendag is de Johan Cruijff ArenA. Budget technisch zien we dat daar een groot bedrag aan uit is geven. Het klinkt als een verhaal uit de oude doos, maar toen ik een aantal jaar geleden de Bedrijvendag organiseerde was het bedrag beduidend lager. Wij hebben echter ook gezien dat er meer studenten aanwezig zijn en daarnaast moest er snel een locatie worden geregeld in deze coronaperiode, waar jullie met in achtneming van de maatregelen toch zo’n dag konden realiseren. Ik denk dat het heel goed is dat dat nog is gebeurd en ook redelijk uniek als je kijkt naar alle recruitment events die hebben plaatsgevonden. De Bedrijvendag is dus een hoge post, maar wel een gerechtvaardigde uitgave dit jaar.
Hein: Ik denk zeker ook gezien de inkomsten, de velen gesprekken die zijn afgenomen door kantoren en natuurlijk de moeilijke tijd waarin het georganiseerd moest worden.
Daan: Kort over de Carrièrecommissie, ik zie een groot bedrag dat niet is uitgegeven. Ik vermoed dat dit komt door de coronaomstandigheden dat dit bedrag niet is uitgegeven. Dit is natuurlijk ook een commissie waarbij het lastig is om het geld op een zinnige wijze te spenderen, waarbij je zoveel mogelijk leden bedient van een inhoudelijk of carrièregerichte activiteit. Ik denk daarom dat het ook goed is om aan het huidige bestuur mee te geven; verlies deze commissie niet uit het oog, want het kan wel veel positieve dingen te weeg brengen.
Daan: Het eindtotaal tot slot. We zien dat er een positief resultaat is. Als het aan Adriaan en mij had gelegen dan was er meer overgebleven. Zeker omdat er wel erg veel onzekerheid was gezien de coronaomstandigheden van het volgende bestuur. Nu hebben wij daar wel veelvuldig overleg over gehad met het Bestuur 2019-2020 en zij hebben ook zelf de verantwoordelijkheid om keuzes te maken. Wij hebben het wel tegen een kritisch licht gehouden en daar is ook altijd netjes op gereageerd. Niettemin is er nog een mooi bedrag over. Er is dus nooit een dreigend gevaar geweest dat dingen mis zouden gaan, maar de trend dat alles duurder wordt en er meer wordt uitgegeven moet wel in acht worden genomen.
Daan: Dan gaan wij naar het moment des oordeels.
Adriaan: Om te beginnen wil ik graag mij dank uitspreken voor de goede samenwerking aan het Bestuur 2019-2020. Wij hebben altijd prettig met jullie kunnen overleggen en er werd altijd snel en uitgebreid gereageerd. Daarnaast nog mijn dank aan Daan voor de goede samenwerking binnen de kascommissie. Tot slot ons advies aan de algemene ledenvergadering en dat is een eervolle decharge.
6. Decharge Bestuur 2019-2020
Rutger: Dank voor de mooie worden Adriaan en Daan en dank voor het zijn van het controlerend orgaan. De kascommissie is van groot belang binnen onze vereniging. Het is ook terecht dat elk bestuur zich moet verantwoorden voor de uitgaven en de inkomsten en wat ze daarmee doen, dus dank jullie daarvoor.
Noor: Voordat we gaan stemmen zou ik nog graag de kascommissie willen bedanken voor de goede samenwerking ook als adviserend orgaan. Ondanks deze moeilijke tijden, hadden ze altijd tijd om even te sparren over de begroting en de financiële mogelijkheden.
Er wordt gestemd. Alle aanwezigen zijn voor decharge van het Bestuur 2019-2020.
7. Decharge Kascommissie 2019-2020
Rutger: Adriaan en Daan nogmaals veel dank voor jullie diensten.
Er wordt gestemd. Alle aanwezigen zijn voor decharge van de kascommissie 2019-2020.
8. Rondvraag/w.v.t.t.k.
Er zijn verder vragen uit de zaal.
9. Sluiting
Rutger sluit de vergadering om 18:56 uur.
Aanwezigheidslijst ALV d.d. 5-03-2021
1. Maurice Gerritsen
2. Misan Egbe
3. Nina van As
4. Liselot Boekhoudt
5. Bram Goud
6. Ruben Stein
7. Dirk Winnemuller
8. Daan Kok
9. Adriaan Milders
10. Justin Koek
11. Leonoor van pelt
12. Hein van Helle
13. Christiaan van der Wagt
14. Kajsa Schellekens
15. Rutger van der Spank
16. Nina Hurkmans
17. Alies Romme
18. Daniël Zielstra