Notulen algemene ledenvergadering 13 januari 2023

 ALV onder leiding van het Bestuur 2022-2023 (voorzitter ALV: Jitske Hoekstra – Praeses Bestuur ’22-‘23

1.     Opening

De vergadering is om 20:00 uur door Jitske geopend.

 2.     Aanwezigheidslijst

 Iedereen die zich heeft aangemeld is aanwezig. 

 3.     Goedkeuring agenda ALV

 Alle aanwezigen zijn akkoord met de vaststelling van de agenda.

 4.     Goedkeuring notulen 9 juni 2022

 Alle aanwezigen zijn akkoord met de notulen.

 5.     Kascommissie

 Jitske geeft het woord aan de kascommissie.

Rutger: Daar zitten ze alle vijf. De één wat rustiger dan de andere. Eerst wat achtergrondinformatie over wat wij doen. De Kascommissie wordt gevormd door de voormalige Praeses en Quaestor van het PNO Bestuur en heeft een controlerende- en adviserende rol. Zo controleert dit orgaan enerzijds de financiële boekhouding en adviseert zij omtrent het financiële beleid, specifieker de begroting. Anderzijds staat de Kascommissie te allen tijde klaar om het Bestuur te adviseren waar nodig. Tot slot adviseert de Kascommissie over de decharge van het Bestuur. Dat is wat we vandaag dus hoofdzakelijk doen.

Ryan: Allereerst de samenwerking tussen het bestuur. Samenwerking verliep goed, problemen werden aangekaart in de chat die we samen hadden, zeker in verband met het lustrum, wat natuurlijk een bijzonderheid is en waar veel geld naartoe gaat, was de betrokkenheid goed. Ook bij de afsluitende controle die in aan de ALV vooraf ging werd snel geschakeld. Complimenten!

Rutger: We hebben een groep aangesteld met een mooie mix tussen oude PNO veteranen en een wat jongere garde, en die mix van ‘oud’ en ‘nieuw’ is als rode draad door jullie jaar heen terug te zien. Een aantal (sterke) dingen zijn behouden, maar er is ook zeker positieve nieuwe input geweest. Een jaar waarin deels covid was met een lustrum en een LOF congres. Ik weet niet of dit ooit is gebeurd in het bestaan van PNO.

Ryan: Dan is het nu tijd voor het vragenvuur. Dit zal voornamelijk aan Dirk en Amanda zijn. De reis is 1200 euro duurder uitgevallen. Dit komt deels door de onvoorziene kosten die zijn geboekt. Waren deze kosten werkelijk onvoorzien? Covid was een omstandigheid die goed te voorzien was.

Dirk: Hier ben ik het mee eens. Ik had dit budget iets ruimer kunnen opzetten in vergelijking met andere budgetten. Achteraf gezien had het reisbudget vergroot kunnen worden. Je wilt toch roeien met de riemen die je hebt. Mijn keuze was om een budget vast te stellen en het te accepteren als kosten hoger zouden uitvallen. Daarnaast zijn de kosten voor de borrels lager dan veracht.

Ryan: Helder. Wij dachten dat je er vooraf meer rekening mee had kunnen houden maar als de extra uitgaven gecompenseerd kunnen worden dan is dit punt besproken.

Dirk: Ik wil daarom graag aan het nieuwe bestuur meegeven om het budget voor de reis te vergroten, zeker met de stijgende inflatie.

Ryan: Dan een punt dat Rutger en mij ook aan het hart gaat, het etentje na de Bedrijvendag. Het etentje na de Bedrijvendag was 1000 euro, plus 42 euro voor drankjes en 140 euro voor een uber. Dit lijkt ons veel te hoog gezien het feit jullie geen ruimte meer hadden voor onvoorziene kosten. Als er nu een post te hoog uitvalt – zoals het LOF – dan ga je over je budget heen. Daarnaast is er geen bonnetje te vinden van dit etentje in de mail. Waarom hebben jullie zo veel uitgegeven?

Dirk: Ik zal er even op uitweiden en denk dat dit wel te verdedigen valt. Ten eerste denk ik dat deze Bedrijvendagcommissie extra druk ervoer door het LOF congres aan het begin van het jaar. Ten tweede was er nog meer stress doordat de lunch gedeeltelijk verkeer ging en veel studenten niet kwamen opdagen. Ten derde was het de eerste normale activiteit na Covid. Ten vierde was het duidelijk door de minder grote hoeveelheid studenten de Bazel een korting van 3000 euro zou toekennen. Hierdoor was het duidelijk dat we iets ruimer in het budget zaten.

Ryan: Het aankomend bestuur kan eigenlijk hetzelfde verhaal ophouden.

Dirk: Door de samenloop van omstandigheden zijn we van mening dat dit wel is toegestaan. Het was niet netjes maar het valt wel te verdedigen.

Ryan: De incasso’s zijn pas tegen het einde van het jaar geïncasseerd. Vonden jullie dat niet te laat?

Amanda: Dat klopt maar dat lag aan het systeem.

Justine: Hier kunnen wij allebei wel iets over zeggen. We zijn er al langer mee bezig geweest ook al was het alsnog te laat. Het was een overgang naar een nieuw systeem. Wij hebben urenlang met deze mensen aan de telefoon gezeten. Daar viel gewoon niet mee te spreken. Het werd bij hun opgepakt en dan neergelegd bij totaal iemand anders. Hierdoor schoot het maar niet op.

Rutger: De pakken vielen uit op 723,58 voor twee heren, terwijl voor bestuursjurkjes slechts 180 euro is uitgegeven. Is deze verhouding niet erg scheef, of is dat bewust zo verdeeld?

Dirk: Dat kan. Ja, het is waar.

Nina: Het was een heel mooi jurkje dus uiteindelijk was het weer helemaal goed.

Rutger: Nou dan is dat helemaal goed.

Ryan: Nu is het tijd voor het laatste puntje. Dirk, jij had net al over beleidsweekend. Waarom zijn er zo veel kosten op de PNO pas gemaakt voor een beleidsweekend in september, en is dit vervolgens pas in januari verrekend? Vinden jullie niet dat dit door jullie zelf betaald moet worden, en later deels vergoed kan worden door PNO? Het beleidsweekend is nu vrijwel geheel vanuit de PNO rekening betaald om vervolgens via een verdeelsleutel de kosten te splitten. Het is toegestaan om een deel van de kosten onder je boekjaar te boeken, dus dat kan betaald worden, maar de rest valt onder privé en hoeft dus niet van de pas betaald te worden; zeker niet als dit niet gelijk teruggestort wordt. Daarnaast – en nog belangrijker – waren jullie van plan om kosten van naheffing van jullie accommodatie onder Coen zijn boekjaar te boeken, terwijl met ons is afgestemd dat dit niet de bedoeling is.  

Dirk: Ik ben het hier niet helemaal mee eens want het was voor ons op dat moment makkelijker omdat er zo veel verschillende uitgaven werden gedaan. Achteraf had het niet zo lang mogen duren om het te verrekenen.

Ryan: Maar je kan ook een wie-betaalt-wat gebruiken.

Dirk: Ja, dat had ook gekund. Dat klopt.

Ryan: Nu is het voor ons achteraf heel moeilijk om te controleren wat er vanuit PNO is betaald. Ook een puntje voor volgend jaar. Doe het niet op deze manier.

Ryan: Dit gedeelte sluiten we af want we hebben ook een hoop positieve woorden.

Rutger: Een hoop? Amanda je hebt altijd een groot verantwoordelijkheidsgevoel gehad en stond voor iedereen klaar. Een goede en waardevolle houding als Praeses.

Dirk gezelligheidsdier, je bent een losse vent op een chille manier. We hebben je nu natuurlijk even het vuur aan de schenen gelegd, maar je bent goed en eerlijk omgegaan met de pas en hebt daarin je functie goed vervuld. Je hebt de uitgaven goed in balans gehouden, geen gekke uitschieters. Er is aan het einde van het boekjaar zelfs geld overgebleven en dat getuigt uiteraard van goede verantwoordelijkheden met de pas.

Justine je bent altijd jezelf, erg enthousiast en zorgt met je positieve instelling voor een lach op het gezicht van anderen. Je hebt bewezen dat je ogen sluiten voor problemen ook zeker een positief effect hebben! Daarnaast hadden we het spel ‘ waarheid of waarheid’ zonder jou nooit gekend.

Nina en Misan het gouden duo, de klik was er meteen vanaf het begin. In onzekere tijden vanwege COVID waarin kantoren de hand op de knip willen houden hebben jullie toch een hoop opgehaald bij de kantoren. Een resultaat om trots op te zijn en wat laat zien dat kantoren nog steeds graag in zee gaan met PNO en haar Leidse studenten.

Ryan: Ons advies is daarom om het bestuur eervol te dechargeren.

6.     Decharge Bestuur 2021-2022

Jitske: Stemmen mensen tegen de Decharge van het Bestuur 2021-2022? Niemand?

 Er wordt gestemd. Alle aanwezigen zijn voor decharge van het Bestuur 2021-2022.

7.     Decharge Kascommissie 2021-2022

Jitske: Is er iemand van mening dat de kascommissie 2021-2022 niet eervol gedechargeerd dient te worden?

Er wordt gestemd. Alle aanwezigen zijn voor decharge van de kascommissie 2021-2022. 

8.     Rondvraag/w.v.t.t.k.

Er zijn verder vragen uit de zaal. 

9.     Sluiting

Jitske sluit de vergadering om 20:36 uur. 

Aanwezigheidslijst:

-        Christaan van der Wagt

-        Hein van Hell

-        Amanda Dijkhuizen

-        Justine Broeijer

-        Dirk Winnemuller

-        Nina van As

-        Misan Egbe

-        Jitske Hoekstra

-        Matthijs van der Molen

-        Coen Gerrits

-        Cédric Maris

-        Silan Leezenberg