Notulen algemene ledenvergadering 27 juni 2023
Deel 1:
ALV onder leiding van het 56ste bestuur 2022/2023 (voorzitter ALV: Jitske Hoekstra – Praeses bestuurs ’22-’23, notulist: Stijn Vroomen, Ab-actis bestuur ’23-’24).
Opening
Vergadering geopend door Jitske Hoekstra om 20:53.
Aanwezigheidslijst
De aanwezigheidslijst is door alle aanwezigen getekend.
Vaststelling van de agenda
Alle aanwezigen zijn akkoord met de notulen.
Goedkeuring notulen decharge ALV
Alle aanwezigen zijn akkoord met de notulen.
Het jaar in vogelvlucht door Praeses Hoekstra
De weerstand voor de kantoorbezoeken is de afgelopen jaren stabiel gebleven, toch zijn de bezoeken dit jaar erg goed gegaan. Verschillende studenten hebben via deze bezoeken een idee gekregen van de kantoren en soms zelfs een stage of werkstudentschap mee bemachtigd. Verder waren de activiteiten die door veel studenten en kantoren als positief worden ervaren, de Regatta en PNO Masterchef, ook weer een groot succes dit jaar. Iets wat nieuw was dit jaar was het Padeltoernooi. Hierover zijn veel kritische vragen gesteld, zowel bij de wissel alv van het bestuur 22/23 als door het jaar heen. De vragen gingen voornamelijk over het contact met de kantoren. Het contact met kantoren verliep allemaal goed en vond vooral plaats tussen de potjes padel in. Gelukkig zijn we doorgegaan met het VTO-traject, ondanks dat dit aan het begin van het jaar niet de voorkeur genoot.
Al met al kijken we terug op een enorm leuk jaar.
Aanstelling bestuur 2023-2024
Bestuur 2023-2024 wordt voorgesteld en ter stemming gebracht. Allard Martens als Praeses, Stijn Vroomen als Ab-actis, Kas van Dam als Quaestor en Hannah Hilberink en Alessandro Cantarella als Externen. Geen op- of aanmerkingen op dit voorgestelde bestuur. Unanimiteit geconstateerd door Jitske. Bestuur wordt ingehamerd en er wordt gewisseld.
Deel 2:
ALV onder leiding van het bestuur 2023-2024 (voorzitter ALV: Allard Martens – Praeses bestuur ’23-’24, notulist: Stijn Vroomen, Ab-actis Bestuur ’23-’24).
Opening ALV deel 2 en aanstelling Kascommissie 2023-2024
Allard: Lieve aanwezigen, dank voor jullie aanwezigheid. We willen jullie bedanken voor deze eer, dat wij hier mogen zitten. We hebben een cadeautje meegenomen voor het oude bestuur. Dit zouden we graag aan jullie overhandigen.
Cadeautjes worden uitgedeeld. Vervolgens wordt er overgegaan tot het aanstellen van de kascommissie 2023-2024: Jitske Hoekstra en Coen Gerrits. Er wordt gestemd over de aanstelling van de kascommissie. Voorstel wordt aangenomen. Felicitaties van Allard aan de kascommissie.
Plannen bestuur 2023-2024
Allard: Graag zou ik nu overgaan tot het voorleggen van de plannen van ons bestuur voor het aankomende jaar. Ik zal zelf beginnen met ons eerste idee. Dit is namelijk de introductie van een vertrouwenspersoon binnen PNO. Deze vertrouwenspersoon wordt aangesteld vanuit de Universiteit Leiden. Het moet duidelijk zijn voor de leden dat er een vertrouwenspersoon is en dat de leden weten dat deze er is.
Ismay: Is er een aanleiding geweest om over te gaan op de aanstelling van een vertrouwenspersoon?
Allard: Er is geen aanleiding voor, maar het lijkt ons verstandig om dit wel binnen de vereniging te introduceren.
Silan: Gaat deze persoon dan iemand vanuit PNO zijn?
Allard: Nee, deze persoon moet verbonden zijn aan de Universiteit en niet verbonden aan PNO of de fiscale afdelingen van de Universiteit.
Silan: Hoe wil je dat de leden in aanraking komen met deze vertrouwenspersoon?
Allard: Dit willen wij doen door middel van de nieuwsbrief. Door in deze nieuwsbrief duidelijk te maken dat deze vertrouwenspersoon er is, zullen de leden op de hoogte zijn van deze mogelijkheid.
Allard geeft het woord aan Hannah
Hannah: Het volgende punt dat we dit jaar willen aanpakken is het boetebeleid. De afmeldingen vinden te pas en te onpas plaats, ook bij activiteiten die ons veel geld kosten. We willen duidelijk maken dat dit niet de bedoeling is.
Cédric: Wanneer is er wel sprake van een reden die goed genoeg is en hoe weeg je dit af?
Hannah: Dat is een lastige opgave. Mensen kunnen makkelijk iets anders zeggen dan dat er speelt. Wellicht kunnen we kijken naar de prijs van EUR 50.
Cédric: Denken jullie niet dat het hard optreden de studenten kan afschrikken? De aanwas van leden is tijdens corona een beetje gestagneerd, dus is het nodig om leden juist te binden.
Hannah: Het is niet de bedoeling om meteen een boete te geven. Het is de bedoeling dat mensen serieus omgaan met de inschrijving en weten dat er consequenties zijn. De vereniging geeft veel geld uit aan activiteiten en dan wordt er afgezegd zonder reden.
Allard: Dit hebben we ook gezien bij de Regatta. Mensen zullen altijd een reden vinden om zich af te melden. We willen gewoon voorkomen dat er misbruik wordt gemaakt van de gulheid van de vereniging.
Silan: Als er dan iemand is die elke keer zegt dat er sprake is van een sterfgeval. Hoe ga je daar dan mee om?
Hannah: Als er elke keer sprake is van een sterfgeval, is dat wel erg toevallig. In dat geval zou er kunnen worden gezegd dat de persoon in kwestie bij de inschrijving niet direct op de lijst komt, maar op een wachtlijst wordt gezet.
Jitske: Maar waar trek je de lijn dan precies?
Hannah: Omdat het trekken van deze lijn lastig is, willen we kijken naar de hoogte van de boete.
Allard: Dit was het punt over de boete. Ik wil nu het woord geven aan Stijn.
Stijn: Ons volgende punt ziet op de communicatie met leden. Het lijkt ons goed om sneller aan leden te laten weten waar ze aan toe zijn. Dit gaat dan bijvoorbeeld niet om het vrijhouden van een datum, maar om starttijden en locaties. Daarbij willen we een bevestigingsmail introduceren. Dit heeft twee voordelen. Het eerste voordeel is dat het makkelijk is voor leden om de inschrijving terug te vinden. Voordeel twee is dat via deze mail de eigen bijdrage betaald kan worden, dan hoeft dit niet meer achteraf bij de activiteiten.
Allard: Zijn hier vragen over?
Coen: Is er iemand in staat om deze bevestigingsmail in te stellen bij de inschrijving voor de activiteiten?
Stijn: Dit is bij de Bedrijvendag er goed verlopen en we zouden de persoon die dit heeft geregeld kunnen vragen of zij ons hierbij kan helpen.
Jitske: Het systeembeheer van onze website heeft kenbaar gemaakt dat dit niet via onze site kan gebeuren.
Allard: In de mail kun je standaardmail gebruiken. We zouden de bevestigingsmail dus desnoods nog handmatig kunnen versturen.
Allard: Zijn hier verder nog vragen over?
Allard geeft het woord aan Kas.
Kas: Afgelopen jaar is het idee geopperd om een assessmenttraining te doen. In deze fase van de studie is het belangrijk om een dergelijke training te volgen. Dit was vorig jaar lastig in te plannen. Het lijkt voor ons een gratis assessmenttraining en voor de kantoren een groep gemotiveerde studenten.
Silan: Willen jullie kantoren hiervoor laten betalen?
Kas: De bedoeling is dat dit een extra activiteit wordt. We kunnen ons voorstellen dat dit een dure opgave wordt voor de kantoren.
Silan: We bieden nu de tentamentrainingen aan voor EUR 750, terwijl deze activiteit dan gratis wordt aangeboden. Hoe ga je om met deze verschillen?
Kas: Het plan is om dit gelijk te trekken. Eventueel kunnen we om de kosten te dekken een kleine bijdrage vragen.
Cédric: Wie denk je dat er mee gaat doen aan de assessmenttraining?
Allard: Ik denk dat veel studenten hierop zullen inhaken. Als je een werkstudentschap of een stage wilt doen, zul je een assessment moeten maken. Ook als je hiervoor moet bijbetalen is dit een goede deal, omdat als je dit alleen zou doen het veel duurder zou zijn.
Kas: Ik zou graag nog een tweede idee willen inbrengen. We denken dat er in een veranderende wereld ook verandering moet plaatsvinden binnen PNO. Het lijkt ons daarom ook goed om een symposium te organiseren over de fair share. Het is belangrijk om dit kenbaar te maken aan studenten. Hierbij willen we aansluiten bij de materie uit het vak Fiscale Ethiek.
Cédric: Ik heb hier zelf ook over nagedacht afgelopen jaar. Ik raad je dan ook aan om dit zo snel mogelijk te plannen. Als je dit tijdens het studiejaar nog moet regelen, zal het erg lastig worden. Ik wil je hier dan ook graag bij helpen. We zouden dan bijvoorbeeld Marnix van Rij kunnen vragen en Koos Boer erbij kunnen betrekken.
Jitske: Er zijn ook potjes bij de Universiteit voor dit soort activiteiten.
Allard: Wij hadden al het vermoeden dat de universiteit hier een potje voor zou hebben. Zijn er verder nog vragen over dit punt?
Allard geeft het woord aan Alessandro.
Alessandro: Als laatste zou ik in willen gaan op het feit dat het leven wat duurder is geworden. Ikzelf heb gemerkt binnen de commissie intern dat dingen regelen een stuk duurder is geworden. Wij willen dan ook de prijzen verhogen voor de kantoren. Ook willen we inzetten op uitbreiding van activiteiten waar dit mogelijk is, bijvoorbeeld bij de Regatta van dit jaar. We wilden juist de kantoorbezoeken niet verhogen, omdat deze al aan de hoge kant zitten. Juist inzetten op de sociale media platformen lijkt ons goed.
Silan: Ik raad jullie aan om daar nog eens over na te denken. De prijzen die wij vragen voor de sociale media posts zijn al vrij hoog. Juist inzetten op de Masterchef of de Regatta is beter.
Allard: We willen voornamelijk ervoor zorgen dat we dezelfde evenementen voor dezelfde groep studenten kunnen organiseren.
Cédric benadrukt nogmaals dat het ophogen van de prijzen voor de sociale media posts geen goed idee is.
Allard: Zijn er verder nog vragen?
Geen vragen meer. Een kort intermezzo.
Allard: Zijn er verder nog vragen over ons beleid?
Silan: Is het een idee om de Bedrijvendag vast te doen in het Louwman museum?
Allard: Als dit binnen het budget past, dan zouden we dit willen doen ja. Zijn er verder nog vragen?
Geen reactie uit de zaal.
Deel 3
Afsluiting vergadering
Allard sluit de vergadering om 21:36.
Aanwezigheidslijst wissel ALV d.d. 27-06-2023
Jitske Hoekstra
Lukas van Dam
Coen Gerrits
Alessandro Cantarella
Silan Leezenberg
Cédric Maris
Ismay Sonnemans
Hannah Hilberink
Stijn Vroomen
Victor Salentijn
Allard Martens
Laurens van Knobelsdorff
Mirthe Trox